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Pour en finir avec les tâches chronophagesPour en finir avec les tâches chronophages Le 18/04/2011

Au travail, le temps passe trop vite. Beaucoup trop vite. Même avec la meilleure volonté du monde, il est trop rare de venir à bout le la liste de tâches programmées pour la journée. La faute à ces imprévus qui prennent beaucoup trop de temps. Votre réunion traîne en longueur, votre reporting vous prend des heures ou un collègue vous raconte ses malheurs et c'est votre travail qui prend du retard.

Pourtant, il est possible d'identifier ces tâches trop souvent chronophages pour ensuite adopter les réflexes nécessaires pour en réduire la durée. Découvrez les conseils du Journal du Net pour lutter contre ces actions qui prennent du temps et rester efficace au bureau.

Les réunions, un temps perdu... ensemble



Difficile de trouver plus énervant qu'une réunion qui s'éternise alors qu'une montagne de travail vous attend sur votre bureau. Coincé au milieu des autres participants, il est cependant délicat de se lever pour s'en aller.

Pour se contraindre à des réunions courtes, mieux vaut toujours se fixer un ordre du jour limité, concis... et s'y tenir. Pour cela l'animateur doit assumer son rôle -quitte à abréger certaines interventions- et un "time-keeper" peut même être chargé de veiller au respect des délais. Tout le monde y sera gagnant. Simple participant, vous pouvez aussi faire le choix de ne pas répondre à toutes les sollicitations. Si vous sentez que la réunion sera inutile, que votre présence n'est pas indispensable voire que le rendez-vous trainera immanquablement en longueur, excusez-vous ! Mieux vaut parfois choisir de ne pas être présent partout que de s'énerver du temps perdu.

Les e-mails, un flot continu qui pousse à la noyade


En principe, les e-mails permettent de gagner un temps considérable dans la communication. Un clic suffit pour envoyer un document à de multiples destinataires. En pratique, on peut passer un temps fou sur sa messagerie à rechercher une information ou à lire des messages qui ne vous concernent pas.

Pourtant, il est possible d'optimiser l'utilisation de sa messagerie en s'y intéressant un peu. Des règles simples peuvent directement classer vos messages, par exemple selon leur expéditeur. Des petits symboles indiquent le niveau de priorité, ce qui permet de ne pas oublier ce qui est urgent. Un bon filtre anti-spam se montre aussi très utile. Tout comme les indicateurs qui vous permettent de savoir si vous êtes le destinataire principal. Par ailleurs, changer de comportement peut rendre plus efficace. Ceux qui ont tendance à vérifier leurs messages toutes les trois minutes peuvent se forcer à décrocher pendant de longues plages. S'il y a une urgence, on vous appellera.

Les demandes de la hiérarchie, des tâches toujours prioritaires

Un coup de téléphone de votre supérieur et c'est toute votre emploi du temps qui se trouve bousculé. Car sa demande est évidemment prioritaire et puisque c'est lui le chef... En dégageant du temps que l'on n'a pas forcément, on se met immanquablement en retard pour le reste.

Pour éviter ces désagréments, votre réaction doit être immédiate. Commencez par vérifier l'urgence de la demande : habitué à tout avoir tout de suite, votre supérieur oublie parfois que vous avez d'autres priorités en cours. Si vous le lui rappeler, votre chef, habitué lui aussi à gérer les urgences, pourra se montrer plus souple. Il arrive cependant que votre mission ne puisse souffrir d'aucun délai. Dans ce cas, vous devez savoir solliciter vos collègues ou votre équipe si vous êtes manager. En partageant le fardeau, vous évitez de vous mettre entièrement la tête sous l'eau. Mais vous devez vous tenir près à donner un coup de main en retour.


Le reporting, une expérience fastidieuse


Pour ceux qui y sont contraints, réaliser un reporting quotidien, hebdomadaire ou mensuel se résume bien souvent à remplir mécaniquement un document avec des informations pas toujours pertinentes. Bref, une perte de temps d'autant plus énervante qu'elle est régulière, inévitable et réclamée par la hiérarchie.

Pour en finir avec le sentiment de gaspillage, mieux vaut s'interroger sur ses finalités et prendre des initiatives. Quelle partie est réellement utile pour mon travail ? Que puis-je supprimer sans perdre d'informations essentielles ? Par ailleurs, il ne faut pas hésiter, pour cet exercice régulier, à prendre le temps d'automatiser au maximum sa réalisation. Pensez aussi à solliciter vos collègues en charge du même type de travail : ils ont peut-être eux-mêmes développé des outils pour gagner du temps. Avec des tableaux pré-remplis ou des macros bien pensées, vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel.

La rédaction de documents, du temps passé à coucher ses idées

Pour certains, rédiger un dossier ou construire une présentation s'apparente à un véritable calvaire qui consomme des heures et des heures. Pourtant, cela fait partie intégrante de bon nombre de métiers. Et, là aussi, il est possible de gagner du temps.

Tout commence par la définition d'un plan, si possible ramassé, auquel on s'efforce de tenir. Cette phase, importante pour structurer ces idées, permet aussi de faciliter la vie du lecteur, qui, malheureusement pour vous, se contentera bien souvent de parcourir votre canevas sans lire les détails. Ensuite, dans le même souci d'efficacité, faites court lors de la rédaction proprement dite. Evitez surtout d'écrire une première version brouillonne avant de la reprendre pour la dégrossir et ensuite la finaliser... Avec un plan précis dès le départ, vous pouvez écrire dès le premier jet. Conservez simplement un temps de relecture pour la vérification.


Les tâches administratives, de la paperasse improductive

Remplir des formulaires, même informatisées, est une activité rarement emballante. Pourtant, les cadres y passent un temps considérable, en particulier les managers à qui échoient les tâches relatives à l'encadrement. De la gestion des plannings aux demandes de congés en passant par les notes de frais, ces travaux sont chronophages et ne font pas avancer d'un pouce la production de l'équipe.

Par nature, il se révèle difficile d'y couper. Mais, selon son poste, il est parfois possible d'agir pour simplifier les procédures parfois mises sur pied par personnes qui ne les utilisent pas. Vous pouvez aussi conserver ses tâches rébarbatives pour les moments où votre rythme personnel vous rend moins performant, moins actif, moins productif (le matin pour certains, après le déjeuner pour d'autres...). Votre équipe peut aussi vous mâcher le travail : en délégant ces tâches pour ne conserver que la signature, vous jouer votre rôle sans perdre votre temps.

Les discussions informelles, d'interminables blablas

Qui ne s'est jamais mordu les doigts de s'être laissé embarquer dans des discussions sans finalité dans les couloirs du bureau ? Un collègue bavard, déprimé ou remonté, et c'est des dizaines de minutes précieuses qui partent en fumée.

S'il est hors de question de se couper de ses collègues en restant figé dans un face-à-face avec son ordinateur à longueur de journée, il est important de fixer une limite entre ces périodes de respiration et les temps de travail effectif. La pause déjeuner offre un cadre propice à ce type de discussion plus ou moins éloignées des préoccupations professionnelles. Vous pouvez aussi prévoir de prendre un verre avec des collègues à la sortie du travail pour évoquer ces sujets. Quant aux pauses café, elles doivent rester assez courtes pour ne pas empiéter excessivement sur votre temps de travail. Si vous quittez une discussion qui s'éternise pour rejoindre votre bureau, personne ne vous en tiendra rigueur.

La vérification, du temps perdu à relire

Un dossier terminé par votre collaborateur ou votre collègue, il vous revient de le relire avant de le transmettre. Plutôt que de tout reprendre mot par mot, phrase par phrase, contentez-vous de vérifier la structure du document et ses points sensibles. Bien évidemment, une certaine dose de confiance placée dans l'auteur est indispensable pour cibler sa validation. Mais, par rapport à une relecture littérale, le gain de temps peut se révéler important.

Ceux qui, dans le cadre du travail, ont à prendre connaissance de dossiers particulièrement longs ont tout intérêt à s'initier à la lecture rapide. Pour cela, des livres, des exercices et même des formations offrent la possibilité d'accélérer sensiblement son rythme de lecture.

Les collègues qui monopolisent votre temps

Manager ou non, vous êtes sollicités par vos collègues pour les écouter, les aider, les orienter. Composante inévitable et souvent agréable de la vie d'équipe, cette collaboration devient parfois chronophage lorsqu'un collègue vous accapare trop de temps.

Face à un collaborateur devenu sangsue, vous devez absolument poser les limites. Bien évidemment, la logique n'est pas la même pour un manager censé épauler ses équipes que pour un collègue qui prend sur son temps pour donner un coup de main. Mais, dans tous les cas, vous devez absolument faire passer le message que vous avez vous aussi du travail et que votre disponibilité n'est pas sans limite. Il vous faudra donc apprendre à refuser votre aide avec diplomatie, sans vous muer en ermite. Mais le temps que vous y gagnerez peut être extrêmement important.

L'informatique, un casse-tête agaçant

Une opération que l'on ne sait pas faire, un bug qui bloque tout, un logiciel que l'on ne maîtrise pas... L'informatique peut rapidement se transformer à un véritable casse-tête. Or, on l'oublie dans ces moments-là mais ces outils sont censés faire gagner en efficacité.

Pour éviter de vous arracher les cheveux et de rester bloqué face à votre écran, il n'y a pas de secret : il faut apprendre. Prenez donc le temps de lire les tutoriels, souvent bien faits, qui vous expliquent pas-à-pas la marche à suivre. Exigez de suivre des formations pour appréhender un logiciel ou vous remettre à niveau. Mais les problèmes viennent parfois des outils. S'ils sont développés ou adaptés en interne, il est facile de demander des modifications. Parfois, il vous faudra taper du poing sur la table pour obtenir un nouvel ordinateur mais vous êtes dans votre bon droit : personne n'a intérêt à ce que vous perdiez du temps à cause d'un PC qui rame.



Les déplacements, des temps morts

Trois heures de train, deux heures d'avion, quatre heures de voiture... Autant de moments plus ou moins longs, pendant lesquels vous n'êtes pas au travail, avec vos dossiers et votre équipe. Pourtant, nombreux sont les travailleur nomades qui parviennent à optimiser ces temps de transport pour les rendre productifs.

Aujourd'hui, il est assez facile de travailler sur son ordinateur portable dans le train ou de passer des coups de téléphones au volant (avec oreillette, bien sûr !). L'avion, avec ses contrôles, ses embarquements et ses règles de sécurité peut rendre ces périodes moins efficaces. Travailler en nomade demande cependant une petite organisation : il serait dommage de rester inactif dans le train à cause d'un fichier oublié au bureau... Mais, les grands voyageurs le savent : il est aussi possible d'agir dès l'organisation de ses déplacements bien avant de partir. En les regroupant quand c'est possible, vous limitez les allers-retours, la fatigue et le temps perdu.

Retrouvez l'article original sur http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/efficacite-travail/

Source : Le journal du net






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