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Le centre d'affaires : oui à la liberté Le centre d'affaires : oui à la liberté Le 18/05/2011

Signer un bail 3/6/9 impose de nombreuses contraintes. Il faut fournir diverses garanties bancaires, financer une caution souvent importante, s'engager pour au moins trois ans sur des locaux de même nature, de même taille, engager de nombreux frais d'installation etc. Autant d'obligations pas toujours faciles à assumer. Certaines entreprises ont ainsi recours à une solution qui offre plus de souplesse : le centre d'affaires.

Un contrat sur mesure

Une entreprise qui souhaite louer des bureaux en centre d'affaires choisit la durée de son engagement. En effet, ici il n'est pas question de bail, mais de contrats de prestations de services renouvelables. Plusieurs formules sont, en générale, proposées qui vont de la simple domiciliation de l'entreprise, à la location de bureaux entièrement équipés pour le nombre de mois souhaités, en passant par la possibilité de louer des bureaux ou salles de réunion seulement quelques jours par mois. Les clients d'un centre d'affaires ont, de plus, en général, des facilités d'accès dans les autres centres du même groupe, avec possibilité d'y réserver des salles par exemple, ce qui peut être très utile pour démarcher des clients un peu partout en France, en Europe ou dans le monde. « Les centres d'affaires apportent une véritable souplesse temporelle et géographique à leurs clients »,commente Antoine Pasquet, président de Multiburo qui propose 19 centres en France et 5 en Belgique.

De façon générale, les entreprises qui louent des bureaux équipés en centre d'affaires signent des contrats de six mois à un an mais la crise a rendu les entreprises plus frileuses faisant baisser la durée moyenne d'engagement. La caution demandée est la plupart du temps de deux mois de loyer. Les clients peuvent ensuite renouveler leur contrat à volonté en gardant la même surface ou en l'adaptant à la situation de l'entreprise. « Nous avons emménagé chez NCI lors de la création de Jeeves France il y a cinq ans et nous avons changé de locaux quasiment tous les ans. Les premières années, cela nous a permis d'adapter la surface à la croissance de l'entreprise qui est passée de 2 à une petite dizaine de salariés. Au début de la crise, en revanche, nous avons choisi de réduire la surface louée pour diminuer nos frais et cela n'a posé aucun problème. Nous avons vraiment apprécié la compréhension dont a fait preuve la direction », témoigne Raphaël d'Halluin, directeur général de Jeeves France, client du groupe NCI-Les Centres d'Affaires qui possède aujourd'hui une vingtaine de centres d'affaires essentiellement en France, Belgique, Luxembourg et à Dubaï. Attention tout de même à quelques détails : avant de vous engager, il faut savoir que le prix de location varie suivant la durée du contrat et qu'un contrat avec une durée ferme est renouvelé en étant contractuellement indexé à date anniversaire. Chaque partie est libre de ne pas le renouveler en respectant un préavis de 3 à 6 mois suivant la durée du contrat.

Comme à l'hôtel

Le deuxième principal avantage qu'offrent les centres d'affaires est de s'occuper de tout pour leurs clients. Lorsqu'une entreprise part à la recherche de bureaux, elle doit, une fois les locaux trouvés, les aménager, les meubler, faire installer l'électricité, le téléphone, internet etc. Or en centre d'affaires, tout est prêt pour l'installation du client. Pour la location d'un bureau, le contrat de base comprend en général, outre le minimum vital comme l'électricité et le chauffage, le local, les assurances, les charges locatives, l'ameublement avec parfois des aménagements personnalisés possibles, l'accès au téléphone et à internet, et de nombreux autres services comme la gestion des appels téléphoniques et du courrier par le personnel du centre, l'accueil des clients et l'entretien des locaux. « Les clients peuvent s'installer très rapidement dans leurs nouveaux bureaux. Ils règlent ensuite une seule facture par mois et ne perdent pas de temps à s'occuper de la gestion immobilière. Il faut aussi réaliser que l'hébergement en centre d'affaires permet souvent de faire l'économie d'un salaire de secrétaire puisque l'offre comprend l'accueil téléphonique », explique de Doriane Couet, coordinatrice PR & Marketing de Servcorp qui propose de nombreux centres un peu partout dans le monde. « Le prix rapporté au m² est bien sûr plus élevé que dans des locaux en bail classique mais si l'on prend en compte toutes les économies que les entreprises réalisent par ailleurs, on estime qu'elles peuvent économiser jusqu'à 20% de frais en centre d'affaires », complète Edouard Lagourgue, directeur général du groupe NCI-Les Centres d'Affaires. Les centres d'affaires représentent ainsi une solution immobilière intégrant des services mutualisés, qui séduit les entrepreneurs ou consultants esseulés, tout comme les PME/PMI et les représentations de multinationales, avec pour cœur d'offre des entreprises ou filiales de 5/6 personnes. « Avant nous louons essentiellement des petites surfaces à des entrepreneurs mais aujourd'hui on constate une demande de plus en plus grande des TPE et PME qui utilisent parfois jusqu'à 30 ou 40 postes», poursuit Edouard Lagourgue. D'autres services, payants, sont aussi souvent proposés en supplément de l'offre de base comme l'accès à une photocopieuse, un scanner, une assistance secrétariat etc. Lors du choix du centre d'affaires, il faut ainsi bien vérifier ce qui est compris dans l'offre de base et ce qui ne l'est pas; il faut s'assurer du nombre de personnels présents dans le centre et de leur qualification (secrétaire bilingue ou non etc) et choisir un centre adapté à ses besoins et à ses moyens. Le standing et donc le prix de l'offre peuvent varier du simple au double comme dans un hôtel.

Une question d'image et de convivialité

L'hébergement en centre d'affaires peut enfin être bénéfique pour l'image de la société. Au lieu d'avoir un petit bureau très excentré et aménagé à bas prix, les centres d'affaires offrent souvent la possibilité de s'offrir une belle adresse, des meubles modernes, de la haute technologie etc. ce qui valorise la société aux yeux des clients. Le fait d'être entouré, d'avoir accès à une petite cuisine ou parfois un restaurant dans le centre, à des salles communes permet en outre de travailler dans une ambiance conviviale, contrastant avec la solitude des entrepreneurs à domicile par exemple. Certains centres organisent même des pots et des conférences qui poussent les entreprises à se rencontrer, à s'échanger des contacts voire des clients, avec des résultats parfois très constructifs. « J'ai créé des liens amicaux et professionnels avec d'autres clients du centre d'affaires, notamment avec un ancien voisin de pallier, raconte Raphaël d'Halluin. Il est parti du centre voici trois ans mais nous avons gardé contact... et créé ensemble une société de conseil en décembre dernier! »

Retrouvez l'article original sur http://editorial.bureauxlocaux.com/e_blo/le-centre-d-affaires---oui-a-la-liberte--26032.php

Source : bureaux locaux
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