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Comment manager à distanceComment manager à distance Le 15/09/2011

Consultants chez leurs clients, commerciaux en prospection, collègues sur d'autres sites, télétravailleurs à leur maison... Les cas de management à distance se multiplient et avec eux les nouvelles questions auxquelles les responsables doivent répondre. Quels outils utiliser pour communiquer ? Quel controle adopter ? Comment susciter un esprit d'équipe entre des collaborateurs éloignés ? Voici nos solutions.

Renforcer la relation hiérarchique

Loin des yeux, loin du cœur. Ou tout au moins de l'esprit. Un collaborateur invisible peut rapidement se faire oublier. Or, c'est au manager de maintenir la relation avec ses équipes, qu'elles partagent son open space ou qu'elles travaillent à des milliers de kilomètres de là.

L'une des pratiques les plus répandues chez les managers d'équipes nomades consiste à instituer des rendez-vous téléphoniques hebdomadaires avec leurs collaborateurs. Cela permet à la fois de prendre le pouls de leur activité, de leurs réalisations et de leurs projets mais aussi de transmettre des informations qu'ils ignorent à cause de la distance.

"Ces points réguliers présentent aussi un autre avantage, avance Yann Coirault, formateur à CSP Formation et familiers de ces questions. Ils instituent des rituels qui n'existent pas dans le management à distance." Au siège, on sait que le patron fait le tour des bureau le soir, que le manager organise un point informel le lundi matin ou que l'équipe déjeune ensemble chaque jeudi. Ces moments, importants pour structurer l'environnement de travail, manquent cruellement aux collaborateurs qui sont loin de leurs bases.

"Indicateurs mous"

Au-delà de l'information échangée, les coups de téléphone doivent permettre au responsable de sentir l'état d'esprit de son subalterne. "Après avoir raccroché, il est important de prendre quelques seconde pour s'intéresser à la forme de la conversation plus qu'au fond, conseille Yann Coirault. Ces "indicateurs mous" ne se retrouvent ni dans les reportings, ni dans les mails mais restent indispensable aux managers."

Rester disponible

Etonnamment, lorsque l'on travaille loin de ses équipes, il faut savoir se montrer particulièrement disponible. Or, c'est loin d'être évident. Quand on partage le même bureau, il est possible de poser une question à son responsable qui passe à côté ou d'aller le voir quand il est seul pour lui discuter. Un collaborateur qui travaille loin n'a pas ces opportunités. Il a donc toutes les chances d'appeler quand le manager est en ligne, en réunion ou en rendez-vous.

"Comme la machine à café n'existe plus, comme ils ne peuvent pas simplement laisser leur porte de bureau ouverte, les managers mettent souvent en place des plages horaires de disponibilités", témoigne Yann Coirault. Pendant ces périodes, ces responsables s'engagent à répondre aux sollicitations de leurs collaborateurs éloignés, quelles qu'elles soient. "Paradoxalement, il faut se fixer des règles pour faire preuve de souplesse." Plus simple, le recours aux agendas partagés est un moyen efficace de signaler sa disponibilité à ses collaborateurs.
 


Les nouvelles technologies fournissent d'ailleurs tout un éventail de solutions qui permettent de faciliter le travail en commun malgré la distance. Les outils de travail collaboratif (partage de documents, agendas partagés, ...) se généralisent, la visioconférence se démocratise et le chat interne se popularise.

Mais la disponibilité doit aller au-delà des simples coups de fil. La relation hiérarchique a parfois besoin de rencontres physiques. Des rendez-vous réguliers peuvent être fixés, quand cela est possible. Surtout, certains thèmes exigent un face-à-face. C'est en particulier le cas des recadrages, qui ne sont pas autant suivis d'effets s'ils ont lieu au téléphone. Même chose avec l'entretien annuel, qui mérite évidemment que manager et managé se trouve en face-à-face pour améliorer la communication de ce moment crucial de l'année.

Penser au bien-être des collaborateurs

Au-delà de la simple relation de travail, il est des attentions qu'un manager doit savoir porter à ses équipes, même lointaines. "Je connais des responsables qui préparent des alertes signalant le départ en congés d'un collaborateur nomade, illustre Yann Coirault. Cela leur permet de passer un coup de fil pour leur souhaiter bonnes vacances." Une simple règle de politesse, évidente lorsque l'on partage les mêmes locaux, mais qui peut passer à la trappe lorsque l'on travaille loin les uns des autres.

La même précaution peut être prise pour les retours de vacances : un collaborateur prendrait probablement assez mal que son chef ne se rende compte de son retour qu'au bout de quelques jours... Alors qu'un simple SMS reçu le jour de la reprise lui rappelle directement qu'il n'est pas isolé.

Esprit d'équipe

 Plus difficile encore que d'entretenir une relation manager-collaborateur, créer une ambiance entre des collègues qui ne sont pas voisins constitue un challenge managérial difficile. Lors du démarrage d'une mission, le lancement d'un nouveau contrat ou le coup d'envoi d'une nouvelle phase, des réunions de groupes sont les bienvenues. Elles permettent d'unir les différents collaborateurs impliqués, même s'ils ne sont pas amenés à se côtoyer au quotidien. "Ce type de réunion de lancement permet de sceller quelque chose dès le démarrage", soutient Yann Coirault.


Lisez la suite sur http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/manager-a-distance/accorder-sa-confiance.shtml

Source : JDN

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