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Bien utiliser sa boîte mail professionnelleBien utiliser sa boîte mail professionnelle Le 09/05/2011

Pour beaucoup, la messagerie électronique s'est imposée comme l'outil de communication privilégié dans l'univers professionnel. Pour envoyer des documents, fixer des rendez-vous, donner des instructions ou régler les conflits, l'e-mail est incontournable.

Pourtant, face au flot d'informations reçues quotidiennement, gérer sa boîte mail devient rapidement un casse-tête. Entre le temps perdu à chercher un message ancien, les difficultés à s'organiser efficacement en hiérarchisant les priorités et les problèmes pour réussir à rédiger correctement et rapidement son e-mail, les pièges sont nombreux.

Voici quelques conseils utiles, des astuces simples et des bonnes pratiques à suivre pour gérer efficacement votre boîte mail professionnelle.

Classer ses messages

Comme votre bureau, votre boîte peut rapidement se transformer en gigantesque désordre sans règle de classement. Créer des dossiers est une opération aisée. Il est courant de regrouper les e-mails en fonction des projets en cours, des expéditeurs ou de leur nature. Vous pouvez ainsi créer des dossiers "Nathalie", "Refonte du site" ou encore "Propositions de contrat". Autant de possibilités à personnaliser en fonction de votre activité et de votre organisation.

N'hésitez pas à pousser un peu plus loin cette logique en créant des sous-dossiers : "Mon équipe" comprend autant de sous-dossiers que vous avez de collaborateurs. Surtout, pour accélérer le tri, des règles automatiques envoient directement les mails de Jean-Marc dans le dossier spécifique sans avoir faire le transfert soi-même. C'est une petit manip' qui permet un gain de temps énorme pour retrouver le bon mail. Des règles similaires peuvent aussi apposer de la couleur sur mail, plutôt que de le classer.

Gérer ses contacts

Au fil des échanges, votre messagerie se constitue une énorme base de données de contacts professionnels. Collègues, mais aussi clients ou fournisseurs sont autant de destinataires avec qui vous avez régulièrement affaires. Si garder une trace de leur adresse ne pose pas de problème, il reste préférable de conserver une forme complète de ces contacts. Prenez donc le temps de remplir leur nom, prénom et, idéalement, leur numéro de téléphone et autres informations utiles (fonction, adresse postale...). Ce n'est qu'ainsi que votre boite e-mail deviendra un véritable carnet d'adresses. Un effort d'autant plus utile si vous la synchronisez avec votre smartphone.

Les messageries permettent aussi généralement de créer des listes de contacts. Ce regroupement de différents interlocuteurs au sein d'un même groupe peut se révéler utile, pour écrire aux quinze collègues de votre service ou aux sept membres de votre équipe de projet transverse. Sans oublier l'un d'entre eux.

Faites preuve de savoir-vivre

L'utilisation de messages électroniques a révolutionné la communication. Elle a aussi imposé de nouveaux codes qu'il vaut mieux connaître pour ne pas commettre d'impair.

Dans les e-mails, les lourdes "expressions de mes salutations distinguées" sont peut-être inutiles, mais ignorer, par exemple, la bonne utilisation des destinataires en copie peut provoquer des incidents diplomatiques encore plus dévastateurs. Pour faire simple, la ou les personnes à qui vous écrivez doivent se trouver en destinataires principaux. Le champ Cc est réservé à ceux qui reçoivent ce message "pour information". Quant aux destinataires en Cci, ils ne seront connus que de vous. Faites donc bien attention aux prérogatives de chacun pour ne vexer personne. Dernière précaution : vos supérieurs ne sont pas forcément intéressés par tous les mails que vous envoyez. Mettez-les en copies seulement quand cela se justifie.

Gérer l'urgence

Trop d'information tue l'information. Résultat : sous une avalanche d'e-mails, il vous arrive de laissez traîner ce qui aurait mérité un traitement immédiat. Pourtant quelques réflexes simples permettent de hiérarchiser ses e-mails en fonction de leur urgence.

Tous les types de messageries proposent de signaler certains e-mails jugés importants. Avec un drapeau, une étoile ou un autre symbole, vous mettez en évidence les messages qui le méritent pour ne pas les oublier. Il est aussi bien évidemment possible de créer un dossier "Urgent" dans lequel transitent vos e-mails jusqu'à ce qu'ils soient traités. Pour plus d'efficacité, vous pouvez aussi créer un autre dossier destiné à accueillir les e-mails importants mais moins urgents. Il sera ainsi plus aisé de les reprendre lors d'un moment d'accalmie. Vous pouvez adapter ce schéma à votre organisation, en créant des dossiers "A relancer" ou "A traiter dans la semaine".

Eviter l'encombrement

Au quotidien, les échanges d'e-mails sont incessants. Ils arrivent par dizaines, par centaines et, rapidement, par milliers. Cette masse de données encombre votre boîte et, selon la messagerie utilisée, peut conduire à la ralentir. Ajoutez à cela la difficulté croissante pour s'y repérer et vous comprenez facilement l'intérêt de faire un peu de tri.

Publicités, listes de diffusion, communiqués... Parmi la foule d'e-mails reçus quotidiennement, rares sont ceux qui méritent vraiment d'être conservés. Aussitôt reçus, de nombreux messages inutiles peuvent être supprimés. En plus de cette bonne habitude, vous ne devez pas non plus oublier de vider régulièrement votre corbeille tout comme votre dossier de spams. Les messages envoyés, eux, méritent probablement davantage de prudence dans leur suppression. Lors de ces nettoyages, prenez garde à ne pas perdre de pièces jointes utiles. Téléchargez sur votre disque dur celles qui le méritent.

Bannissez les spams

Quoi de plus énervant que de recevoir des dizaines et des dizaines de spams dans sa messagerie ? Non seulement les pilules ou les régimes proposés ne vous intéressent probablement pas, mais leur nombre perturbe aussi le suivi régulier de votre boîte mail et noie les informations importantes.

Pour lutter contre ce fléau, prenez le temps de signaler les e-mails indésirables. Bien souvent, un simple bouton permet de porter l'attention de la messagerie sur ce spam pour le bannir. Inversement, il vous faut aussi vérifier que les messages arrivés en spam ne sont pas importants : si c'es le cas, signaler leur expéditeur comme fiable. Enfin, bien en amont, votre adresse e-mail ne doit pas être facilement trouvée sur Internet. Si vous la laissez bien visible sur un forum, même professionnel, un robot ne manquera pas de la débusquer pour ensuite vous assommer de spam.

Ne pas tout lire

Un gain de temps considérable peut être gagné dans la gestion quotidienne des e-mails grâce à un rapide tri entre ce qui doit être lu et de ce qui n'est pas indispensable. Les personnes dont la messagerie professionnelle est assaillie de messages publicitaires ou autres communiqués, sans être des spams à proprement parler, peuvent consommer inutilement de précieuses minutes d'attention.

En général, les objets des e-mails suffisent à en connaître la teneur. Un volet de prévisualisation vous donne parfois un aperçu plus large. N'hésitez donc pas à opérer une rapide sélection de ces messages sans intérêt, à les cocher sans les ouvrir et à les "marquer comme lu". Cette opération est facilitée par la mise en place de règles ou de filtres automatiques : si vous êtes abonné à des newsletters destinées à vous constituer un fonds documentaire, votre boîte peut automatiquement les diriger vers le dossier qui leur est consacré et les marquer automatiquement comme lus.

Cloisonner le professionnel et le personnel

Il est tentant d'utiliser sa messagerie professionnelle pour envoyer et recevoir des messages privés. Il semble plus simple de tout gérer depuis cet outil, depuis ses présentations commerciales à l'organisation de son week-end. Pourtant, en plus d'être plus ou moins en infraction avec les règles en vigueur dans votre entreprise, ce mélange des genres perturbe votre efficacité au travail et expose éventuellement votre vie privée à vos collègues.

Mieux vaut donc utiliser deux comptes séparés. Si vous disposez d'un libre accès à Internet, rien ne vous empêche de conserver un œil sur vos messages personnels. Dans la même optique, évitez de communiquer votre adresse professionnelle à vos amis ou à la laisser traîner sur des sites non-professionnels. Cependant, si vous tenez vraiment à n'utiliser qu'une seule boîte mail (à cause d'une connexion limitée à Internet, par exemple), créez-y un dossier "Personnel" qui mettra à l'abri des regards votre correspondance privée.

Choisir un mot de passe efficace

Choisir un mot de passe ne vous semble pas revêtir une importante capitale ? Détrompez-vous ! De la qualité de votre password dépend la sécurité de votre boîte mail. Au moment de le choisir, préférez donc les mots de passe composés de lettres (majuscules et minuscules), de chiffres voire des caractères spéciaux. L'idéal reste de ne pas avoir le même pour tous vos accès (e-mails personnels, réseau social, sites en tous genres) et de le modifier de temps en temps.

Dans tous les cas, bannissez les mots de passe trop simple, comme le prénom de votre mère, la date de naissance de votre fils ou encore "azerty". Ce sont des mots que les robots trouvent facilement. Quant à vos connaissances, elles sont nombreuses à connaître le nom de votre chien. Bien évidemment, ces précautions ne doivent pas vous faire oublier l'impératif numéro 1 de tout bon mot de passe : parvenir à s'en souvenir.

Bannir les fautes d'orthographe

Ne vous est-il jamais arrivé de vous rendre compte de vos fautes une fois l'e-mail envoyé (et reçu) ? Trop tard, le mal est fait et vos coquilles risquent de ne pas passer inaperçues. Pour vous prémunir contre les erreurs malencontreuses, prenez la peine d'utiliser systématiquement le correcteur orthographique proposé par votre messagerie avant d'envoyer un e-mail. S'ils ne sont pas égaux et encore mois efficaces à 100%, ils permettent tout de même de repérer les erreurs de frappe grossières.

Dans tous les cas, il ne saurait être trop conseillé de relire systématiquement l'e-mail que l'on vient de rédiger avant de cliquer sur le bouton "Envoyer". Ces quelques secondes de recul constituent certainement la meilleure des parades contre les bêtes fautes d'orthographe laissées par une rédaction trop rapide.

Rédiger plus vite

Il vous arrive certainement d'envoyer à différents interlocuteurs ou à échéances répétées certains messages plus ou moins semblables. Pour gagner du temps, il vous est possible de vous préparer des e-mails types que vous n'avez plus qu'à personnaliser avant chaque envoi. Si vous démarchez régulièrement des personnes qui ne vous connaissent pas, vous pouvez préparer un message commençant par votre présentation et se concluant par les moyens de vous contacter. Il ne vous reste alors qu'à singulariser l'e-mail en fonction du destinataire.

Plus simplement, n'hésitez pas à insérer automatiquement votre signature dans vos messages, si ce n'est pas déjà le cas. Vous pouvez très bien créer plusieurs types de signatures, par exemple l'une pour l'externe et l'autre pour l'interne. Le fameux "Cordialement" est aussi régulièrement intégré par défaut aux messages. Dans ce cas, évitez d'avoir une police de caractère ou un couleur différente de celle de corps du message.

Utiliser le calendrier et les tâches

Toutes les boîtes e-mails disposent d'une fonction agenda. Celle-ci, bien loin d'être un gadget, permet d'organiser votre temps et de caler des rendez-vous que votre messagerie se charge de vous rappeler. Mieux, si votre smartphone est connecté au système de messagerie, vous aurez directement accès à votre emploi du temps, même en déplacement.

Au-delà du seul passage au numérique de l'ancien agenda papier, l'association des mails à votre calendrier vous permet d'inviter vos collègues à une réunion. S'ils acceptent, le rendez-vous est directement intégré à vos agendas respectifs.

Pensez aussi à intégrer à votre boîte de messagerie les tâches que vous devez faire avec les échéances à respecter. Ces to-do lists faciliteront votre organisation.

Retrouver facilement un e-mail

Il n'est parfois pas évident de retrouver un message reçu il y a quelques semaines au milieu des centaines d'autres arrivés depuis. Pour cela, les messageries proposent des outils de recherche plus ou moins performants, plus ou moins rapide. Si vous avez des difficultés à retrouver l'e-mail en question, utilisez une "recherche avancée". Indiquez l'adresse de l'expéditeur plutôt que le seul nom que vous n'avez peut-être pas enregistré, définissez une fourchette de date pour limiter la recherche, précisez si vous étiez en destinataire principal ou non... Plus la recherche est ciblée, plus elle sera fructueuse et rapide.

Evidemment, le plus simple pour retrouver ses e-mails consiste à s'assurer d'un classement régulier de ceux-ci dans des dossiers spécifiques. Si tous les messages de votre chef apparaissent au même endroit, il est beaucoup plus facile de retrouver celui qu'il vous a envoyé il y a trois semaines.

Attention aux formats

Prenez garde : l'e-mail que vous envoyez ne ressemble pas forcément à l'e-mail que lira le destinataire. Question de format de fichier, de type de messagerie et de compatibilité, les messages qui s'affichent parfaitement sur votre poste peuvent être en partie illisibles pour les autres. Les images insérées dans le corps de l'e-mail disparaissent, le tableau que vous aviez copié-collé est incompréhensible...

Evidemment, le plus simple est de s'assurer du bon affichage du message : si c'est un collègue qui dispose du même type de messagerie, les risques sont moins grands. Sinon, il sera préférable d'insérer ses données particulières (images, tableaux...) en pièces jointes afin de vous assurer de leur arrivée en bonne et due forme. Attention cependant à ne pas trop charger la barque : des pièces jointes trop volumineuses peuvent empêcher un message d'atteindre son destinataire.


Retrouvez l'article original sur http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/utiliser-mail/

Source : Le journal du net




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